A Comunicação em uma Organização (empresa, órgão público ou ONG) deve ser feita de modo eficiente, utilizando os melhores métodos e recursos, sem perder de vista os princípios norteadores e resultados globais da organização. É fundamental que as atividades da Comunicação gerem uma sinergia positiva e capaz de alterar a realidade organizacional. A melhoria dos relacionamentos da organização com seus stakeholders (públicos), a criação de um ambiente favorável aos negócios e promoção da imagem institucional são alguns itens a serem considerados.
Nesse contexto, o PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT) pode ser um excelente aliada na gestão da Comunicação. Trata-se de uma ferramenta de gestão utilizada para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. Além de proporcionar uma melhora contínua de processos, o método facilita a tomada de decisões. Veja a imagem abaixo:
O início do processo é o Planejamento (P), momento em que se deve enfocar a parte estratégica, levantando informações (identificação do problema, análise da situação e análise ambiental) e planificação. Neste primeiro passo para a aplicação, deve-se elaborar um Plano de Comunicação com base nas diretrizes e políticas da empresa. O plano deve traçar as estratégias para resolver os problemas levantados no diagnóstico.
Depois, parte-se para o Desenvolvimento (D), ou seja, quando se coloca em prática o que foi planejado. Em seguida, o que foi executado precisa ser Checado (C), verificando-se os resultados alcançados e dos dados coletados. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas. A avaliação das ações demandará ações (A) corretivas de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas. Será preciso corrigir as falhas encontradas no passo anterior.
Quais são as vantagens de implementar o PDCA na Comunicação das organizações?
1- Introduz a necessidade de uma pesquisa completa sobre a organização e os processos de Comunicação, garantindo um diagnóstico profundo e completo da realidade interna e externa, de seus pontos fortes e falhos e dos seus relacionamentos;
2- Levam à necessidade de elaboração de um planejamento global e estratégico da comunicação da organização com todos os seus públicos, eliminando o “achismo” e ações inadequadas à realidade da empresa, impedindo a improvisação e o amadorismo.
3- Demonstram a importância da comunicação organizacional não ser feita por um “curioso”, visto que é necessário um gestor que entenda o contexto organizacional, os objetivos da comunicação e seus processos;
4- Obrigam o profissional da Comunicação a pensar formas de auto-análise e melhorias contínuas, levando em conta as necessidades estratégicas da organização, em especial na construção de relacionamentos com colaboradores, demais públicos de interesse e a sociedade;
5- Valorizam o trabalho dos profissionais da comunicação, tornando-os, de fato, gestores da comunicação, assim como os gestores dos demais departamentos. O alto escalão da organização passa a ver que os objetivos organizacionais estão sendo alcançados com o auxilio da Comunicação.
A gestão estratégica da Comunicação, além de ser fator decisivo para o êxito das atividades, é um dos elementos de legitimação da atuação do profissional. Seja nas organizações mais desenvolvidas, ou naquelas de pequeno porte a gestão estratégica demonstra que a área da Comunicação é muito mais do que instrumentos (eventos, jornal interno, atualização de site, redes sociais e outros…).
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