Gestão de arquivos em assessorias de comunicação: tipos e sistematização

As assessorias de comunicação tem o propósito de atender as demandas comunicacionais específicas do assessorado (empresa, órgão governamental, ONG, político ou pessoa física), sendo os seus principais objetivos a administração dos fluxos informacionais, gerenciamento dos relacionamentos com os stakeholders e o posicionamento da imagem. De acordo com Ana Almansa (2010, p.23) trata-se de “uma estrutura organizada, subordinada diretamente à alta direção, que coordena e interliga todas as ações de comunicação (internas e externas)”.

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Nesse sentido, no ambiente de uma assessoria de comunicação ocorre a produção de diversos documentos físicos e digitais (memorandos, ofícios, panfletos, arquivos, textos, fotografias, audiovisuais e outros) em vários suportes. A relação entre a organização e a assessoria também é permeada por vários fluxos informacionais e arquivos. Entende-se que a gestão dos diversos tipos de arquivos em uma assessoria de comunicação é muito importante, pois, além de facilitar a recuperação de informações de forma rápida, um bom arquivamento é capaz de subsidiar a tomada de decisões, tornando-se um diferencial competitivo em alguns casos.

É imprescindível ter arquivos digitais e físicos preparados para atender as diversas demandas que surgem no dia a dia da assessoria. A seguir descrevemos alguns tipos de arquivos que existem nas Assessorias de Comunicação e algumas dicas para sistematização:

1- Documentos referenciais

Além de ter acesso a documentos históricos sobre a organização, a assessoria deve arquivar informações, dados atuais, relatórios de interesse comunicacional sobre a empresa. O arquivo deve possibilitar a fácil recuperação de dados e informações a respeito da organização, tais como história, linha do tempo, abrangência geográfica, dados atuais, desempenho econômico, projeções e dados considerados importantes. Se for o caso, considere organizar um arquivo com materiais publicados sobre a concorrência. 

2- Banco de Fotos

Para elaboração de um informativo, um panfleto, relatório ou até mesmo um material para mídias sociais o arquivo fotográfico é fundamental. É preciso ter um banco de fotos para atender demandas específicas da imprensa, fazer materiais dirigidos para os diversos stakeholders da organização. A ausência de um arquivo fotográfico pode causar uma grande perda de tempo em momentos cruciais. Também é interessante contar com imagens e ilustrações de banco de imagens para utilizar em diversos materiais de comunicação dirigida. Recomendo ter arquivo que contenha fotos antigas da organização, fotos de pessoas (presidente, diretores, funcionários e outras), foto das instalações (inclusive áreas) e fotos de produtos e serviços. Lembre-se de solicitar o preenchimento da Autorização para uso de imagem.

3- Audiovisuais

Os vídeos institucionais, vídeos com falas do presidente/ diretores, vídeos com imagens de apoio (imagens áreas, funcionários, visitas e outras) devem também fazer parte de um arquivo específico da assessoria. Os conteúdos audiovisuais precisam ser organizados e catalogados com o intuito de facilitar o acesso. Essa organização é fundamental porque os conteúdos audiovisuais podem ser utilizados de várias formas: campanhas internas, elaboração de materiais promocionais, mídias sociais e até mesmo utilizar como material de apoio em videoreleases.

4- Material de Imprensa

Organize um banco de informações sobre a imprensa local, nacional e, se for o caso, internacional. Elabore um mailing-list com os dados de todos os profissionais de imprensa dos principais veículos de informação da região, em especial aqueles que têm relação direta com a área de atuação da organização. Outro item fundamental é ter um arquivo de pautas e matérias de “gaveta”.  Trata-se de assuntos que podem ser desenvolvidos e distribuídos a qualquer tempo, podendo estar vinculado ou não a datas ou períodos específicos. Em alguns casos, isso poderá ser muito útil como sugestão de pauta futuramente.

5- Design/ publicitário

Também deve fazer parte do arquivo da assessoria o Manual de Identidade Visual (MIV), que contém todas as orientações para aplicação da logomarca. É recomendável organizar ainda todas as peças de comunicação elaboradas pela assessoria ou pelas agências contratadas.  Deve-se ter um arquivo digital dos materiais de design, tais como as aplicações em papelaria básica (cartão de visita,  envelope e papel carta), impressos administrativos,  uniformes,  merchandising,  brindes/utensílios,  embalagem,  sinalização e outros.

6- Comunicações dirigidas

É importante ter um arquivo de mensagens pré-definidas para diversas ocasiões, por exemplo, carta de agradecimento, convite para eventos, felicitações de aniversário, cartão para nascimento/casamento, carta de pêsames e outros. Essas mensagens específicas já elaboradas ajudam a agilizar algumas demandas pontuais da assessoria de Comunicação. É interessante ter ainda uma apresentação-padrão sobre a organização (em slides), que poderá ser utilizada em visitas, palestras ou por um integrante da organização em um evento.

7- Fornecedores de produtos e serviços

Manter um arquivo completo sobre os fornecedores, classificado por tipo, com informações detalhadas sobre quem fornece o quê e onde. Deve-se incluir uma memória dos produtos/serviços já desenvolvidos a fim de otimizar a relação com cada prestador de serviços. Um item que é muito comum a ser adquirido é o brinde. Considero o brinde qualquer objeto que remeta a organização por meio de elementos da identidade visual. É interessante ter vários tipos de brindes (A B e C), pensando em diferentes ocasiões ou tipos de stakeholders.

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