O planejamento é uma peça fundamental no gerenciamento estratégico da comunicação, sendo as principais vantagens: evitar o improviso; facilitar o alcance dos objetivos da organização; otimizar recursos (Humanos, Financeiros e Materiais); contribuir para valorização da área; sistematizar controle e avaliação. Quando se planeja as ações, as atividades serão desenvolvidas sem ou com o mínimo de improvisação. Os improvisos podem colocar em risco a imagem da organização e o papel da Comunicação na organização.
Levando em conta esse contexto, quais são os cuidados que um assessor deve ter ao elaborar um Plano de Comunicação? Como saber se está adequado? O que deve ser levado em consideração? A seguir vamos comentar cinco critérios para elaboração de um Plano de Comunicação:
1- Simplicidade x Rebuscamento
O plano não precisa ser complexo, repleto de informações desnecessárias. O plano de comunicação precisa ser simples, ou seja, fácil de entender e executar. De nada adianta um plano rebuscado, com vários detalhamentos, se ele não é pode ser facilmente compreendido. Na verdade, um bom plano transmite seu conteúdo com facilidade e praticidade. Descomplique o seu plano de comunicação, afinal você quer que ele seja executado. Certo!?
2- Aonde você quer chegar
“Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”. Lembra dessa frase que o gato falou para Alice no País das Maravilhas? A frase representa bem a importância de um objetivo bem definido. O plano precisa especificar claramente os objetivos, caso contrário nunca será possível avaliar e mensurar os resultados. Os objetivos precisam ser concretos e, principalmente, mensuráveis. O plano precisa incluir ações e atividades específicas, cada uma delas com datas de conclusão, pessoas responsáveis e orçamentos.
3- Pé no chão
O plano de comunicação tem que ser realista. As metas de comunicação, previsões de ações e prazos precisam ser possíveis. É preciso fazer uma autocrítica franca e honesta para saber se os prazos e recursos estabelecidos são realmente possíveis. Existe uma diferença entre metas ousadas e metas irreais. As metas ousadas impulsionam a equipe para frente, mas as irreais simplesmente frustram os envolvidos por não poderem ser cumpridas.
4- Na medida certa
O plano de comunicação precisa ser completo no sentido de trazer as informações necessárias. Os elementos necessários que não podem faltar no plano: objetivos, metas, estratégias, responsáveis, cronogramas, recursos necessários e orçamentos. Esses itens precisam ter a abrangência e profundidade certa para não se tornar algo enfadonho e apenas estar “enchendo linguiça”. O plano precisa ser de fato um norteador para as ações.
5- Envolva a organização
De nada adianta o plano ser excelente e ficar na “gaveta” do setor de Comunicação. O plano precisa ser “comprado” pela organização, por isso busque envolver diferentes setores na elaboração do plano para que exista uma co-responsabilidade. Um plano que tem o apoio de outros departamentos, em especial da Alta Administração, tem amparo e legitimidade necessária para ser bem executado. Divulgue e dissemine o plano.
Quando se faz um plano de comunicação adequado é possível avaliar se os objetivos estão sendo alcançados ou não. Em alguns casos o controle/avaliação das ações de comunicação não pode ser feito, pois os objetivos não foram bem traçados. Um bom plano ajuda na racionalização dos recursos utilizados nas ações planejadas, em especial os recursos financeiros que devem ser planejados de forma organizada a fim de evitar prejuízos para organização.
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