Momento 2 – Condições Internas e Ajustes (Assessoramento e Coordenação)

O segundo momento (B) é caracterizado pelas fases de Levantamento das Condições Internas e Revisão/Ajustes da Política Administrativa. O levantamento das condições internas é uma análise abrangente de todos os aspectos inerentes ao ambiente organizacional, levando em conta a arquitetura organizacional, as políticas de recursos humanos, instalações físicas, enfim, tudo que possa apontar necessidades de mudança no ambiente interno. Waldyr Fortes sugere que seja realizada, nessa fase, a pesquisa institucional que possibilita um levantamento geral de informações dos mais diversos níveis da organização. A sua natureza é qualitativa e, por isso, possibilita um levantamento de informações importantes.

A análise dos resultados da pesquisa deve ser feita de forma criteriosa, levando em conta uma analise conjuntural, levantamento de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Deve ser feita ainda uma avaliação da comunicação administrativa. A Comunicação Administrativa trata dos fluxos de informações que garantem o funcionamento da organização, podendo ser descendente (Da Alta Administração para os subordinados, seguindo a cadeia hierárquica), ascendente (dos colaboradores para os seus chefes), lateral (integração de setores) e diagonal (comissões intersetoriais, grupos de trabalho que independem da posição hierárquica).

Esse momento conta ainda com a fase de revisão e ajuste da política administrativa, que se mostra como parte elementar no processo. É nessa fase que as Relações Públicas aparecem como uma função de estado-maior, colocada na alta administração. Torna possível a sua intervenção na política administrativa de uma organização. Além das questões internas, essa etapa do processo implica o assessoramento e a visão sobre os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades que estão no ambiente externo e os fatores que influenciam sensivelmente as instituições.

processo-de-rp

As funções de assessoramento e coordenação estão presentes nessa etapa do processo.

A Função de Assessoramento constitui uma intervenção por meio de recomendações feitas levando em conta uma visão global do cenário organizacional. Assim, o RP procura identificar, propor soluções, indicar diretrizes, interpretar tendências, sugerir a reformulação de políticas e recomendar atitudes proativas.

As Relações Públicas tem a missão de expor aos gestores da organização uma perspectiva comunicacional e organizacional que apresente possíveis entraves e, por conseguinte, soluções. O RP deve relacionar as tendências do ambiente, interesses dos públicos e desenvolvimento organizacional, analisando as oportunidades e ameaças.

Já a função de Coordenação compreende o acompanhamento das atividades propriamente ditas de RP e da vida organizacional. Ajudar os departamentos da empresa a integrar suas tarefas com as dos outros, no sentido de que haja maior compreensão entre os escalões, fomentando a criação de um espírito de equipe em direção a objetivos prefixados.

1 Momento  (1- Determinação do grupo e sua identificação como público e 2- Estudo dos comportamentos do público.)

2 Momento  (3-Levantamento das Condições Internas e 4- Revisão/Ajustes da Política Administrativa)

3 Momento (5-Amplo Programa de Informações)

4 Momento (6-Controle e Avaliação dos resultados (Funções de Controle e Avaliação)

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