25 ferramentas utilizadas na Assessoria de Comunicação

Pixabay

Qualquer um pode ser um divulgador, enviar informações para imprensa, fazer um “jornalzinho”, criar um blog… Na verdade, é preciso ter em mente que muitos são os divulgadores, mas poucos os assessores. O assessor de Comunicação é um gestor do conhecimento, um pensador estratégico da informação e de sua veiculação, pois toda informação necessita ser pensada, planejada, elaborada com muito cuidado e atenção, atendendo aos interesses institucionais e dos públicos de interesse. O assessor de comunicação precisa ser um estrategista da comunicação e conhecer as diferentes possibilidades de ferramentas de comunicação institucional.

A seguir apresentamos uma breve descrição das principais ferramentas (atividades, produtos e serviços) que podem ser utilizadas em uma Assessoria de Comunicação (AC). Algumas são mais comumente utilizadas, outras são possibilidades que podem ser consideradas e implementadas, dependendo do posicionamento estratégico da Comunicação. Confira:

1. Acompanhamento de entrevistas

Ao assessor de comunicação cabe o acompanhamento das entrevistas do assessorado ou membros da organização. É preciso estar próximo para verificar os interesses do jornalista, ajudando a resolver algum problema ou armadilhas. O assessor está presente para colaborar. Recomenda-se uma rotina de avaliação posterior da entrevista com o entrevistado. Ajude-o a identificar vícios (de fala, de postura física, de abordagem dos assuntos). Um problema a ser enfrentado é a inibição do assessorado. Presidente, Membros do Conselho Diretivo, Diretores.

2. Gerenciamento de arquivo/ material jornalístico

Um arquivo é fundamental para atender a demandas rotineiras e emergenciais de uma assessoria. É comum a necessidade de se obter com rapidez o currículo de um diretor da organização, foto de um produto, de localizar uma matéria publicada há alguns anos. A organização do material de trabalho será a diferença entre demonstrar competência ou frustração. Fotos, folders, material publicitário, vídeos, documentos, relatórios, publicações empresariais, recortes devem ser arquivados adequadamente de maneira que possam ser localizados com facilidade. (Fotografias (Fotos Antigas, Fotos de Pessoas, Fotos de Instalações Industriais e assemelhadas, Fotos de Produtos e Serviços, Outras Fotos, Logotipos e marcas)), Documentos Referenciais ( Documentos Antigos, Documentos Atuais, Arquivos Referenciais, Arquivos de Fornecedores de Produtos e Serviços, Outros Arquivos)

3. Artigo

Tem boa aceitação nos veículos de Comunicação. Seu conteúdo é basicamente opinativo e interpretativo e, em geral, oferece uma análise sobre um assunto de interesse do público. Se bem redigido, possibilita a apresentação, discussão, aprofundamento de um assunto de interesse da organização com a vantagem de ser publicado na íntegra, assinado pelo autor, obtendo ótimo retorno institucional. Os veículos de comunicação tem espaço reservado para esse tipo de texto.

4. Clipping e análise do Noticiário

O clipping consiste em identificar rotineiramente na imprensa as citações sobre a organização ou temas previamente determinados, organizá-las e encaminhá-las para conhecimento dos interessados. Geralmente, os recortes são colocados em folhas padronizadas acrescidos de informações sobre veículo, data, página de publicação, algum tipo de classificação e outros dados que sejam considerados importantes.

5. Dossiê

Reunião de material sobre determinado tema, com o objetivo de informar o assessorado ou jornalista. Inclui fartas e variadas informações: clipping, releases, documentos, análises, relatórios, dados estruturados ou brutos. Em geral, serve de subsídio para produção de uma reportagem, artigo, palestra ou apenas para o destinatário ficar mais bem informado.

6. Entrevistas Coletivas

As entrevistas coletivas tendem a ser supervalorizadas por muitas fontes, que sonham em se ver cercadas de jornalistas fazendo perguntas. A função das entrevistas coletivas limita-se a casos extraordinários, em que há necessidade de reunir jornalistas de vários veículos, ao mesmo tempo, para passar informações relevantes e de interesse público imediato ou, ainda, em casos especiais de lançamentos, assinatura de contratos ou evento similar. Convocar jornalistas de diferentes órgãos exige assunto de real interesse. Como é feita? Apresenta-se regras (como serão feitas as perguntas, critérios na sequencia, duração e outros aspectos que possam gerar conflitos ou dúvidas), apresentação da fonte, exposição do tema, questionamentos, encerramento e, dependendo das circunstâncias, entrevistas individuais. 

7. Jornal Mural

Apesar de potencialmente eficaz, é um instrumento muitas vezes desprezado em razão do uso inadequado. Um dos principais equívocos é não existir um processo rotineiro de atualização das informações. Má localização dos quadros de avisos, informações antigas e desorganização tornam os jornais murais confusos e desinteressantes. O assessor tem a opção de criar espaços informativos em murais do tipo “falam de nós” com recortes de notícias veiculadas na imprensa ou produzir material específico para comunicação interna. Ambos podem ser importantes para informar, estimular a participação e motivar os empregados.

8. Mailing ou Cadastro de Jornalistas

É a lista de jornalistas e veículos de interesse de determinada assessoria e pode ser subdivididas de acordo com critérios particulares: jornalistas locais, de interesse nacional, especializados, colunistas, pauteiros. O mailing deve ter avaliação e atualização permanentes para manter sua eficiência.  Implementar um Mailing-list (Listagem Prioritária)

9. Manuais

Há uma diversidade de manuais que podem ser elaborados pela Assessoria de Comunicação. Destaca-se, nesse sentido, os Manuais de Procedimento: Manual de Comunicação Empresarial, Manual de Identificação Corporativa, Manual de Sinalização Padrão, Manual de Uniformes, Disaster Sheets.

10. Nota Oficial

Documento distribuído à imprensa, muitas vezes também veiculado de forma paga, como declaração, posicionamento oficial ou esclarecimento sobre um assunto relevante, urgente e de grande interesse público. Sua elaboração e divulgação reduz a chance de boatos, dúvidas e pressões por informação. A nota pode ser utilizada como estratégia para evitar a superexposição de um representante da organização e limitar a repercussão. Não tem formato jornalístico, mas a necessidade de que seja objetiva, clara e compreensível para uma diversidade de públicos pode exigir o envolvimento da AC. 

11. Press-kit

Conjunto de material, geralmente reunido em uma pasta ou envelope, enviado à redação ou distribuído aos jornalistas durante uma cobertura, lançamento, coletiva, visita, que busca informar a respeito de determinado assunto. Pode conter um conjunto de releases, CD, Cartaz, disquete, catálogo, estatísticas, análises, cópias de documentos, discursos, bloco para anotações, caneta, artigos, folhetos, fotos, brinde, produtos. O material deve ter capacidade de despertar interesse no jornalista, para uso imediato ou futuro.

12. Publieditorial

Material pago veiculado sob a forma de matéria jornalística e muitas vezes produzido por assessores de imprensa sob encomenda de agências de publicidade. O termo é obtido da união das palavras publicidade e editorial. Não se trata de conteúdo jornalístico originário de redação de veículo. É papel do assessor orientar no sentido da caracterização do material como publicidade, não apenas em respeito ao público, mas também para manutenção da credibilidade da organização em que atua nas redações.

13. Release

Material distribuído à imprensa para sugestão de pauta ou veiculação gratuita. Também é conhecido por press release ou comunicado. É o instrumento mais usual e tradicional um uma assessoria de imprensa e objetiva informar ou chamar a atenção do jornalista para um assunto que possa tornar-se notícia. Utiliza técnicas jornalísticas na forma com que é redigido para apresentar um assunto de interesse que se supõe público, mas com o ponto de vista da organização ou fonte. Regra básica: é entendido como sugestão de pauta e não como notícia acabada, embora até possa ser veiculada na íntegra. Atenção: É considerado não somente os aspectos técnicos, mas também o relacionamento com o veículo.

14. Relatórios

Um bom ponto de partida para avaliação permanente da atuação e demonstração dos resultados obtidos pela AC é a produção de relatórios após a conclusão de determinados projetos e ações e mesmo periodicamente. O relatório pode incluir descrição de ações, resultados, análise do ambiente, problemas enfrentados e, mesmo que relativamente simples, ajuda a perceber a importância da assessoria. Fortalece a assessoria!

15. Dia da Imprensa (Visita Dirigida)

Visitas constituem um eficiente meio de aproximar jornalistas da organização, estimulando o acesso à informação, fontes e aumentando o conhecimento sobre a organização. A principal intenção é melhorar o relacionamento por meio da possibilidade de o jornalista conhecer melhor uma fábrica, laboratório, processos de produção ou testar um produto.

16. Informativo/ Boletim

Privilegia a informação imediata, na forma de notas e notícias curtas. Tem poucas páginas (em geral, uma folha frente e verso) e visual simples. Circula em intervalos curtos (diário, semanal) e deve ser distribuído com agilidade, para garantir a atualidade. Geralmente é usado dentro da empresa, para comunicar-se com os empregados. Contudo, também pode ser utilizado, por exemplo, para informar os moradores de uma área afetada por uma obra pública.

17. Informativo Digital

Tem as mesmas características do informativo ou boletim, podendo potencializar a atualidade e baixo custo pela distribuição por meio de correio eletrônico, rápida e direta ao leitor. Por isso, pode ser usado para comunicação com públicos diversos, como clientes, empregados de diferentes unidades, associados de um sindicato.

18. Jornal

Tem uma periodicidade mais estendida que o informativo, funcionando como uma síntese dos acontecimentos na empresa em determinado período. Exige maior elaboração de textos e da apresentação gráfica. Pode trabalhar com uma variedade de gêneros jornalísticos, como reportagem, entrevista e artigos, além de fotografia e ilustração. Tem um custo mais alto, por demandar impressão de qualidade e ser distribuído em geral pelo correio, para atingir públicos como a família do empregado ou formadores de opinião.

19. Newsletter

Publicação sobre tema específico, dirigida a um público determinado. Em geral, a periodicidade é estendida e a produção do conteúdo mais especializada. Pode ser utilizada por uma empresa, por exemplo, para divulgar entre clientes as especificações de uma linha de produtos e sua evolução. Ou por uma associação de classe para difundir entre formadores de opinião sua avaliação de conjuntura, com análises sobre o setor da economia em que está incluída.

20. Intranet

A página inicial da Internet funciona como um mural eletrônico, enriquecido por recursos como o hipertexto, que facilita a complementação das informações. A atualização imediata e simultânea é outra qualidade: as notícias podem ser publicadas rapidamente e ao mesmo tempo nas diversas unidades de uma empresa.

21. Revista

Circula em intervalos maiores e tem produção mais sofisticada, com maior número de páginas e variedade de gêneros. O custo de produção também é alto. Deve explorar a possibilidade de aprofundamento de temas e evitar a armadilha de publicar notícias frias e defasadas. Presta-se bem à comunicação de grandes corporações, nas quais complementa com temas e abordagens mais amplos a informação oferecida por veículos rápidos.

22. Programa de TV/ Vídeo

Conta com a vantagem comunicativa da imagem, mas tem um custo de produção alto. Além disso, deve ser avaliada a exibição, para efetivamente atingir público. Uma empresa cujos empregados fazem refeições no refeitório pode produzir um telejornal para exibição nesse horário; uma empresa aérea pode exibir programas destinados aos clientes durante os voos, e um aeroporto na sala de embarque. No caso de Comunicação Externa é necessário avaliar  se a emissora e horário escolhidos efetivamente atingem o público pretendido e custo da ação.

23. Programa de Rádio

Tem custo de produção mais baixo que o programa de TV e pode ser veiculado mais facilmente. Entretanto não conta com o poder da imagem. A atenção do ouvinte é dispersa. Pode ser útil para comunicação com públicos específicos, como empregados transportados pela empresa para o trabalho. Também pode ser utilizado para divulgar ações de um governo municipal para a população. Em todos os casos, devem ser avaliados o formato, a emissora e o horário de veiculação.

24. Outdoor

Comum em empresas localizadas em grandes áreas, pode funcionar como apoio às campanhas de endomarketing ou como veículo de divulgação de eventos, datas comemorativas etc. De custo relativamente baixo, deve ter, como todo veículo, uma periodicidade bem definida, sendo trocado, de preferência, a cada 20 dias. Esse tipo de mídia pode ser usado com sucesso no apoio aos demais sistemas de informação da empresa. Por exemplo, ele pode anunciar o lançamento de uma nova campanha publicitária em primeira mão para os funcionários, ou mesmo a criação da TV interna, ou, ainda, divulgar as datas de reunião sobre as mudanças no plano de saúde.

25. Site

Cada vez mais é comum a criação de sites com “sala de imprensa” com a oferta de releases e informações específicas para jornalistas, em geral disponibilizadas no mesmo momento em que são distribuídas pelos canais normais ou até com fornecimento de senhas. É o local ideal para manter fotos, currículos, histórico, dados e estatísticas consolidadas sobre a organização e o setor em que atua. Deixe visível também telefone, e-mail, fax e tudo que possa servir de subsídio.

Referências

CAHEN, Roger. Comunicação empresarial: a imagem como patrimônio da empresa e ferramenta de marketing. 15 ed. Rio de Janeiro: Editora BestSeller, 2012.

DUARTE, Jorge. Assessoria de imprensa e relacionamento com a mídia: teoria e prática. São Paulo: Editora Atlas, 2011.

Espero ter ajudado!

http://www.jonasjr.com | @jonasjr | jonasjr1@gmail.com

Um comentário

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s