Gerenciamento estratégico das Ferramentas de Comunicação Institucional

As Ferramentas de Comunicação Institucional precisam ser gerenciadas de forma estratégica na Assessoria de Comunicação. É preciso elaborar ferramentas de comunicação para organizações, levando em conta a gestão estratégica da imagem e reputação. Além disso, criar propostas de utilização de ferramentas de comunicação nos ambientes organizacionais buscando estabelecer estratégias de interlocução entre público-organização, utilizando a caracterização dos públicos e escolha de veículos institucionais.

A utilização eficiente e eficaz das ferramentas de comunicação é complexa, pois lida com empresas/ instituições complexas, pessoas, grupos, públicos e opinião pública. Envolve ainda comportamentos, atitudes, reputação, imagem, identidade corporativa, administração de percepções e negociações.

A gestão estratégica de ferramentas de comunicação institucional pressupõe planejamento. Deve-se pensar estrategicamente a ferramenta (produto ou serviço), destacando os objetivos, públicos, atividades, responsabilidades, cronograma e custos. É fundamental identificar estrategicamente os públicos com os quais a organização possui alguma relação. A seguir compartilho cinco sugestões para realizar o gerenciamento estratégico das Ferramentas de Comunicação Institucional:

1.Defina os objetivos

 A utilização das Ferramentas de Comunicação precisa ser feita de forma estratégica, ou seja, pensada para atingir os objetivos da organização. Quais são os objetivos estratégicos da organização? Qual a missão da organização? Como as ferramentas podem contribuir para que a organização alcance esses objetivos estratégicos? Como a ferramenta pode contribuir para melhorar a imagem e reputação da organização?

2. Identifique seus públicos

Reconhecer  os aspectos fundamentais sobre o público que se deseja trabalhar aumenta a eficácia das Ferramentas de Comunicação. Você precisa reconhecer aspectos fundamentais sobre seus públicos. Para cada público identificado deve-se destacar: Caracterização Básica (Quem é? Como pensa e age? atitudes, valores, posicionamentos), Expectativas em relação a Empresa/ Organização; Expectativas da Empresa/ Organização em relação ao Público; Nível de Relacionamento.

 3. Não negligencie a pesquisa

As  falhas na implementação de ferramentas de comunicação derivam da falta da pesquisa. Muitos assessores trabalham como apenas como técnicos executores e não usam a pesquisa como subsídio para implementar as Ferramentas de Comunicação. Como resultado, a prática do assessor tende a enfocar os meios e não os fins. A finalidade da ferramenta se perde, pois não houve pesquisa. A pesquisa pode evitar que as organizações percam tempo, esforço e dinheiro no ataque a problema de comunicação

                                    

4. Planeje e defina responsabilidades

Deve-se esclarecer como a Ferramenta vai ser desenvolvida, além disso, quais recursos vão ser utilizados, como se pretende utilizar. A descrição pode ser breve, mas deve necessariamente deixar claro o que se pretende fazer. É recomendável listar os envolvidos e destacar as atribuições de cada um. Detalhes importantes: quem irá fazer as atividades (responsáveis), como essas serão feitas (execução) e a meta e período que os responsáveis terão a cumprir. 

5. Priorize a sistematização

As Ferramentas de Comunicação não devem ser realizadas com base no improviso, e sim ter como norma a sistematização e a constante avaliação dos resultados.  Esqueça o improviso. Tudo que é improvisado por de dar errado. É de fundamental importância ser organizado, ser sistêmico. Será muito mais fácil para você assessorar a organização e alcançar os objetivos dela.

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